Auswerten von Formulardaten

 Der Export der Daten zur Weiterverarbeitung ist denkbar einfach, sofern einem der Umgang mit EXCEL nicht ganz fremd ist.

 

Das gewünschte Formular im Backend öffnen. In der Menüleiste [Daten] anklicken.

v auswert01

HINWEIS:
Damit man auch wirklich alle Datensätze bekommt, müssen vor dem Anhakeln auch alle Datensätze angezeigt werden!

 auswert01a

Alle, bzw. gewünschte Datensätze auswählen und [Veröffentlichen].

 v auswert02

 Anschliessend werden mit einem Klick auf v auswert03 die Daten in einer csv.Datei gespeichert und in EXCEL weiter bearbeitet.

Die erhaltene EXCEL-Liste erscheint auf den ersten Blick etwas verwirrend.
Aber mit wenigen Klicks und einem einfach zu erstellendem Makro ist die Auswertung in ganz kurzer Zeit (ein paar Minuten) erledigt, egal wie lange die Lehrerliste ist! Dabei wird für jeden Lehrer eine übersichtliche Tabelle zum Ausdruck erzeugt.

 

+ Benötigte Spalten im EXCEL-Sheet: Name Eltern, Kind, Klasse, Termine aller Lehrer
   Alle anderen Spalten kann man ausblenden oder löschen.

Spätestens jetzt empfiehlt es sich, die Datei als .xls- oder .xlsx-Datei abzuspeichern.

+ Filterfunktion v auswert04 aktivieren

+ Jetzt in Karteikarte Daten die Makroaufzeichnung starten,
   im sich öffnenden Fenster eine Tastenkombination angeben, zB: v auswert05 , [OK].
  
-->  Ab jetzt werden alle Mausklicks aufgezeichnet (um sie später wiederholt automatisch auszuführen).  

+ Beim ersten Lehrer mittels Filter die leeren Felder ausblenden.

+ Den Bereich A1 bis Spalte erster Lehrer/letzte Zeile +1 markieren und mit Strg+C kopieren.

+ Ein neues Tabellenblatt öffnen, mit Strg+V den Zwischenspeicherinhalt einfügen.

+ Alle Spalten auf optimale Breite bringen.

+ Zurück ins ursprüngliche Tabellenblatt,

+ im Filter des soeben kopierten Lehrers wieder Alles auswählen, dann die ganze Spalte  löschen.

+ In Karteikarte Daten die Makroaufzeichnung beenden !

+ Mit wiederholtem [Strg+e] eine „Lehrerspalte“ nach der anderen vom Makro abarbeiten lassen.

+ Anschliessend in jedem Tabellenblatt nach der Spalte mit den Terminen aufsteigend sortieren.
   Leider muss die Sortierung der Termine in jedem Tabellenblatt extra gemacht werden, da das Makro die Sortierung nicht übernimmt.

In wenigen Minuten sind alle Terminlisten fertig zum Ausdruck. (Günstig: Druck im Querformat)

HINWEIS:
Anmeldedaten werden nur gespeichert, wenn im Karteiblatt Ergebnis der Schalter Ergebnis speichern auf Ja gesetzt ist.
--> siehe Grundlegendes ...